Zum neuen Mitarbeiter in 12 Schritten

Auf unserer neuen Webseite können sich Unternehmen und Kandidaten unseren 12 Schritte-Plan runterladen. Dieser skizziert kurz und transparent, wie unsere Vorgehensweise bei einer Stellenbesetzung ist. 

Doch wie muss sich nun z.B. ein Unternehmen ganz konkret unser Vorgehen vorstellen? Das wird nun im Folgenden etwas detaillierter ausgeführt.

Sie sind ein Entscheider in einem mittelständischen produzierenden Industrieunternehmen, welches weltweit produziert und verkauft und z.B. die Branchen Automotive, Medizinprodukte oder andere Metall- oder Kunststoff verarbeitende Branchen bedient.

Sie wollen ihr Vertriebsteam vergrößern und suchen einen Key-Account-Manager. Nun haben Sie ein Jobangebot, aber nicht die Kapazitäten, die Suche und den Bewerbungsprozess von Anfang bis Ende durchzuführen. Sie haben auch schon Ihr Jobangebot in ein oder mehreren Jobbörsen veröffentlicht, waren aber mit der Qualität der Kandidaten nicht zufrieden oder konnten sich aus Zeitgründen nicht so um den Recruitingprozess kümmern, wie es eigentlich erforderlich wäre. Von anderen Entscheidern aus Ihrem Unternehmen wissen Sie, dass diese schon Mal mit einem Personalberater, mit einem Personalvermittler oder sogar mit einem Headhunter ihre Positionen besetzt haben. Auf Empfehlung eines Kollegen, nehmen Sie dann Kontakt mit Patricia Rennecke von Rennecke Consulting auf. Sie teilen Frau Rennecke Ihren Bedarf und Anliegen mit und schon sind wir beim ersten Step unseres Prozesses angekommen, dem Briefing!

Im Briefing geht es erstmal darum, dass Frau Rennecke sich ein erstes Bild von dem Anforderungsprofil Ihres Jobangebots macht. Das geschieht in der Regel im ersten Schritt per Telefon. Hier stellt Frau Rennecke viele Fragen und Sie geben viele Antworten. Ziel ist es, zusammen mit Ihnen ein möglichst genaues fachliches und persönliches Anforderungsprofil zu erstellen. Sie suchen Personal. Wir finden für Sie Persönlichkeiten, d.h. den Mitarbeiter, der fachlich und menschlich zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passt. Dieser Match, bzw. „Cultural Fit“ hat für Sie mehrere Vorteile. Der richtige „Cultural Fit“ sorgt für eine bessere Mitarbeitermotivation, er steigert die Produktivität des Mitarbeiters, er senkt die Fluktuationsquote nachweislich und verbessert das Arbeitsklima.

Daher schauen wir uns die Person hinter den schriftlichen Bewerbungen genau an. Mithilfe von webbasierten Potenzialanalysen, persönlichen Gesprächen und strukturierten Interviews ermitteln wir, ob die Wertevorstellung und die Arbeitsweise des Kandidaten bzw. der Kandidatin zu denen Ihres Unternehmens passen – und umgekehrt.

Für letzteres nehmen wir Ihr Unternehmen und die Positionsvoraussetzungen genauer unter die Lupe. Wir werden gemeinsam die Rahmenbedingungen, das Umfeld, die Unternehmensziele und die Entwicklungsmöglichkeiten in der Position analysiert. Hier geht es um Fragen wie,

• Wie sind die Verdienstmöglichkeiten?
• Welche Ausbildung sollte der Kandidat mitbringen?
• Aus welchen Branchen sollte er Erfahrung mitbringen?
• Wie ist das bisherige Team zusammengesetzt?
• Welche Fähigkeiten ergänzen das Team am besten?
• Welche menschlichen Skills sollte der Kandidat mitbringen?
• Wo genau ist sein Arbeitsplatz?
• Wie sieht der Arbeitsplatz aus?
• Wie sieht das Werk aus?
• Ist ein Umzug des Kandidaten notwendig?
• Sollte er aus der näheren Umgebung des Standortes kommen?
• Welche Perspektiven ergeben sich für den Kandidaten?

Damit sich Frau Rennecke ein noch genaueres Bild von dem Unternehmen, dem Umfeld sowie der zu besetzenden Position machen kann, wird nach dem ersten, einleitenden Telefonat ein persönliches Treffen vor Ort beim Geschäftsführer im Unternehmen vereinbart. Es werden dann weitere Details des Anforderungsprofils des Jobangebots besprochen.

Zudem findet gemeinsam mit dem Geschäftsführer eine Werksbegehung statt, um sich einen genaueren Eindruck vom Umfeld des Jobs machen zu können. Aufgrund ihrer Expertise und langjährigen Erfahrung in der Personalvermittlung für Kunden aus der produzierenden Industrie, kann Frau Rennecke sich nun ein komplettes Bild des gewünschten Profils machen, vor allem in Bezug auf den „Cultural Fit“. Sie weiß nun, welche Aspekte bei der Suche nach dem passenden Kandidaten wichtig sind.

Frau Renneckes Aufgabe ist es nun, diese Erkenntnisse schriftlich festzuhalten. Dafür verfasst sie einen sogenannten Positionsrahmen.

Dieser Positionsrahmen beinhaltet alle gemeinsam besprochenen Informationen. Im Detail sind das ein Kurzprofil Ihres Unternehmens, bzw. Ihrer Abteilung, die detaillierte Jobbeschreibung, gegliedert in die Aufgaben der Position, in die Profileckpunkte (u.a. mit den drei „Must Haves“) der Bewerber sowie Ihre Angebotsdetails.

Zudem wird eine genaue Auflistung der für den Job notwendigen Verhaltensanker des zukünftigen neuen Mitarbeiters festgehalten.

Letztendlich werden bei Bedarf und nach Absprache noch Besonderheiten festgehalten.

Der Positionsrahmen und eine, auch mit Ihnen erstellte, Zielfirmenliste ist die schriftliche Grundlage, nach der Rennecke Consulting die Bewerbersuche gestaltet.

Zusammen mit dem Positionsrahmen erhalten Sie auch unser Angebot. Somit wäre Schritt 2 unseres Recruiting-Prozesses, Angebotserstellung, auch schon erledigt.

Im Schritt 3 unseres Prozesses, Start der Suche, legen wir nach Ihrer Auftragserteilung los. In der Regel schalten wir Ihre Position über verschiedene Jobbörsen. Mit einem Multi-Channel-Posting nutzen wir verschiedene Kanäle von den relevantesten Jobbörsen, um eine möglichst weitverzweigte Verbreitung des Jobangebotes im WWW zu erreichen. Eine Mischung aus generischen und Nischen-Jobbörsen sowie Zielgruppen gesteuerte Veröffentlichung in bekannten sozialen Medien sorgt dafür, dass Ihr Jobangebot die relevante Zielgruppe erreicht.

Active Sourcing sowie Direktansprache (Headhunting) sind weitere Optionen der Bewerbersuche, welche bei Rennecke Consulting dazugebucht werden können.

Ein weiterer wichtiger Punkt dieses Schrittes ist die Erstellung eines kurzen Video-Pitches, in dem Sie kurz sich selbst, Ihr Unternehmen sowie die besonderen Anforderungen an Ihr Jobangebot vorstellen. Dieses Video liefert den Kandidaten wertvolle Informationen, die man weder über die Stellenbeschreibung noch über die Homepage Ihres Unternehmens bekommen kann und die Kandidaten bekommen einen ersten Eindruck von ihrem möglichen Vorgesetzten.

Mit den Schritten 4 (Vorauswahl), 5 (Video-Interviews) und 6 (Erste Vorschläge) beginnt das Finden einer Auswahl von geeigneten Kandidaten, aus der Sie dann Ihre Favoriten für ein persönliches Vorstellungsgespräch (Schritt 7) auswählen.

Zunächst werden Lebensläufe, Zeugnisse und Referenzen aller eingehenden Bewerbungen bewertet. Von geeigneten Bewerbern werden mittels jobspezifischem Datenblatt weitere relevante Rahmendaten (z.B. Gehalt, Verfügbarkeit, Qualifikationen) erhoben.

Den vielversprechendsten Kandidaten wird Ihr Video-Pitch zur Verfügung gestellt und sie werden zu einem Video-Interview eingeladen.

Die Fragen für das Videointerview haben wir vorher mit Ihnen abgestimmt. Sie sind so ausgerichtet, dass sie Ihnen einen ersten persönlichen und vor allem fachlichen Eindruck Ihres zukünftigen Mitarbeiters vermitteln. In der Regel werden die Kandidaten im Video-Interview nach der Wechselmotivation, nach jobspezifischen Erfahrungen, nach methodischen Vorgehensweisen und nach den Erwartungen an die neue Position gefragt.

Wenn der Gesamteindruck von schriftlichen Unterlagen sowie Videointerview stimmt, wird Ihnen der Kandidat vorgeschlagen.

Sie erhalten dann von uns die schriftlichen Unterlagen sowie den Link des gemachten Video-Interviews unserer Auswahl der vielversprechendsten Profile. Sie entscheiden dann sich für die Kandidaten, welche Sie für ein persönliches Vorstellungsgespräch.

Dieses persönliche Kennenlernen bereiten wir gerne mit Ihnen vor. Mithilfe eines eigenen Personal-Diagnostik-Handbuchs kann Rennecke Consulting Sie bei Bedarf dabei unterstützen, spezifische Themen (wie z.B. Motivation des Kandidaten oder Teamfähigkeit) genauer zu beleuchten. Dieses Handbuch hat Patricia Rennecke in Zusammenarbeit mit einem renommierten Professor für Personal- und Eignungsdiagnostik erstellt und basiert gleichermaßen auf wissenschaftlichen Studien sowie dem Erfahrungswissen aus mehrjähriger Praxis in der Interviewführung.

Zudem bietet Rennecke Consulting eine Moderation und auch Evaluation des Gespräches an. Hier kann beispielsweise der Abgleich von unserem Ersteindruck aus der Vorauswahl mit dem Eindruck aus dem Vorstellungsgespräch Sie bei der eigenen Einschätzung unterstützen.

Das erste, persönliche Kennenlernen dauert in der Regel eine knappe Stunde. Unternehmen und Kandidat stellen sich nochmal persönlich vor. Sie besprechen und erfragen offenen Punkte, die sich aus dem Vorauswahlprozess ergeben haben. Der Kandidat sollte dieses Gespräch vor allem dazu nutzen, seine Fragen bezüglich des Unternehmens, des zukünftigen Teams und der Position (Ziele, Herausforderungen, …) vorzubringen!

Die Schritte 8 (Webbasierte Potenzialanalyse) und 9 (Reference Calls) sind optionale Schritte mit hohem Mehrwert. Die Potenzialanalyse zielt darauf ab, je nach Bedarf, die Vertriebs- oder Managementkompetenzen der Kandidaten zu testen. Anhand einer detaillierten Auswertung der Analyse können sich wertvolle Ansatzpunkte für mögliche Themen für das Einzel-Assessment ergeben, um diese dort nochmal genauer mit dem Kandidaten zu bearbeiten (z.B. mit einem Rollenspiel oder anhand eines Business-Cases).

Die Einholung von Referenzen bietet Ihnen zudem die Möglichkeit, von vorherigen Arbeitgebern persönliche Eindrücke beispielweise bezüglich Arbeitsmotivation oder Teamfähigkeit des Kandidaten einzuholen. Dies sollte auf jeden Fall vorher mit dem Kandidaten abgesprochen sein und kann vor oder nach dem Einzel-Assessment stattfinden.

Im Einzel-Assessment (Schritt 10 des Recruiting-Prozesses) wird die professionelle Seite des Bewerbers genauer betrachtet und bearbeitet.